اگر اشتراک شما از نوع سازمانی است، میتوانید برای همکارانتان حساب بسازید یا حساب فعلیشان را به سازمان وصل کنید تا همگی از یک اشتراک استفاده کنند. تمام این کارها از یک صفحه انجام میشود: مدیریت زیرمجموعهها.
این راهنما همان صفحه را از صفر تا صد توضیح میدهد: افزودن، فعالسازی، ورود، تغییر رمز، غیرفعالسازی موقت و حذف. یک تصمیم را هم زودتر از بقیه توضیح میدهد، چون بعداً برگشتن از آن ساده نیست — اینکه عضو جدید را با کدام روش اضافه کنید.
در این راهنما
- چه کسی به این صفحه دسترسی دارد و کجاست؟
- دو روش افزودن زیرمجموعه — کدام مناسب شماست؟
- روش اول: ساخت حساب با نام کاربری
- روش دوم: دعوت با ایمیل یا موبایل
- فعالسازی توسط خودِ زیرمجموعه
- زیرمجموعه چطور وارد سامانه میشود؟
- ظرفیت سازمان چطور شمرده میشود؟
- ابزارهای مدیریت اعضا
- حذف عضو: دو رفتار کاملاً متفاوت
- پرسشهای متداول
- بالاخره کدام روش را انتخاب کنم؟
- چرا برای بعضی اعضا گزینه «تغییر رمز» را نمیبینم؟
- مهلت دعوتنامه تمام شده؛ چه کار کنم؟
- کاربر لینک دعوت را گم کرده است.
- کسی که هنوز در سایت ثبتنام نکرده را میتوانم دعوت کنم؟
- کاربر میگوید دعوت را نمیتواند بپذیرد؛ چرا؟
- برای همکاری که موقتاً رفته، غیرفعال کنم یا حذف؟
- زیرمجموعه میتواند خودش رمزش را عوض کند؟
- چرا زیرمجموعه بخش «فاکتورها» را نمیبیند؟
- ظرفیت سازمانم پر شده؛ چطور بیشترش کنم؟
- نام کاربری چه قوانینی دارد؟
- بعد از حذف، اطلاعات و مانده کیف پول کاربر چه میشود؟
چه کسی به این صفحه دسترسی دارد و کجاست؟
صفحه «مدیریت زیرمجموعهها» فقط برای حسابهای سازمانی (والد) نمایش داده میشود. اگر اشتراک شما شخصی است، این گزینه اصلاً در منو ظاهر نمیشود.
- وارد حساب کاربری خود شوید و به داشبورد بروید.
- از منوی داشبورد گزینه داشبورد‹مدیریت زیرمجموعهها را انتخاب کنید. روی موبایل همین گزینه با نام کوتاهشده «زیرمجموعه» در نوار پایین صفحه است.
- در بالای صفحه سه کارت میبینید: کل ظرفیت سازمان، کاربران فعال فعلی و ظرفیت باقیمانده. این سه عدد وضعیت سازمان شما را در یک نگاه نشان میدهند.
نکتهاگر پیام «حساب کاربری شما قابلیت سازمانی (والد) را ندارد» را دیدید، یعنی اشتراک فعلیتان سازمانی نیست. برای فعال شدن این قابلیت باید با پشتیبانی تماس بگیرید.
دو روش افزودن زیرمجموعه — کدام مناسب شماست؟
در کارت افزودن زیرمجموعه دو زبانه میبینید. هر دو یک نتیجه ظاهری دارند (یک عضو به سازمان اضافه میشود و یک واحد از ظرفیت را میگیرد)، ولی نوع حسابی که میسازند فرق دارد و این تفاوت بعداً روی همهچیز اثر میگذارد: اینکه کاربر موقع ورود چه چیزی تایپ میکند، اینکه شما میتوانید رمزش را عوض کنید یا نه، و اینکه دکمه حذف در آینده دقیقاً چه کاری انجام میدهد.
| موضوع | زبانه «نام کاربری» | زبانه «دعوت با ایمیل یا موبایل» |
|---|---|---|
| کاربر باید از قبل حساب داشته باشد؟ | خیر | بله (یا همزمان با پذیرش ثبتنام میکند) |
| چه زمانی عضو میشود؟ | همان لحظه | هر وقت خودش دعوت را بپذیرد |
| شناسه ورود | نام کاربری که شما ساختهاید | ایمیل یا موبایل خودِ کاربر |
| شما میتوانید رمزش را عوض کنید؟ | بله، از همین صفحه | خیر، رمز فقط دست خودِ اوست |
| مناسب برای | کارمندان سازمان، حسابهای موقت، کسانی که ایمیل کاری ندارند | همکارانی که از قبل کاربر سایت بودهاند و میخواهند حساب خودشان بماند |
در سایت زبانه «نام کاربری» اول و بهصورت پیشفرض باز است؛ برای دعوت باید زبانه دوم را انتخاب کنید.
روش اول: ساخت حساب با نام کاربری
سادهترین و سریعترین راه. شما یک نام کاربری و یک رمز اولیه تعیین میکنید و همان را به همکارتان میدهید. این حساب ایمیل و شماره موبایل ندارد و کاملاً متعلق به سازمان شماست.
- در کارت افزودن زیرمجموعه روی زبانه نام کاربری بمانید (بهصورت پیشفرض همین زبانه باز است).
- در فیلد نام کاربری یک نام انگلیسی وارد کنید؛ مثلاً
sazman1یاarman.h. - در فیلد رمز عبور اولیه رمزی حداقل چهار کاراکتری بگذارید.
- اگر خواستید، نام و نام خانوادگی را هم پر کنید تا در جدول اعضا بهجای «کاربر بدون نام» اسم واقعی دیده شود. این فیلد اختیاری است.
- روی بزنید. حساب بلافاصله ساخته میشود و در جدول اعضا با برچسب با نام کاربری ظاهر میشود.
- نام کاربری و رمز را به همکارتان بدهید. از همین لحظه میتواند وارد شود.
مهماین حساب ایمیل و موبایل ندارد، پس اگر رمزش را فراموش کند هیچ راه «فراموشی رمز» برایش وجود ندارد. تنها راه بازیابی، بازنشانی رمز توسط شما از همین صفحه است.
قوانین نام کاربری: فقط حروف کوچک انگلیسی، رقم و نشانههای . _ - مجاز است؛ طول آن بین 3 تا 64 کاراکتر باشد؛ حتماً باید دستکم یک حرف انگلیسی داشته باشد (تا با شماره موبایل اشتباه گرفته نشود)؛ و با حرف یا رقم شروع و تمام شود. بعضی نامهای عمومی مثل admin، support و api رزرو شدهاند و پذیرفته نمیشوند.
نکتهاگر بهجای نام کاربری، ایمیل یا شماره موبایل وارد کنید، سایت خودش تذکر میدهد که باید از زبانه «دعوت با ایمیل یا موبایل» استفاده کنید.
روش دوم: دعوت با ایمیل یا موبایل
وقتی همکار شما از قبل در سایت حساب دارد — یا میخواهید حساب شخصی خودش را نگه دارد — بهجای ساختن حساب جدید، دعوتش کنید.
- در کارت افزودن زیرمجموعه زبانه دعوت با ایمیل یا موبایل را انتخاب کنید.
- ایمیل یا شماره موبایل کاربر را وارد کنید. همان ایمیل یا موبایلی که با آن در سایت ثبتنام کرده است.
- روی بزنید.
- دعوتنامه برای او ارسال میشود و تا زمانی که آن را نپذیرفته، در جدول دعوتنامههای در انتظار پذیرش با زمان انقضایش دیده میشود.
مهمتا وقتی کاربر دعوت را نپذیرفته، نامش در جدول اعضا نمیآید. اگر بعد از ارسال دعوتنامه دنبال ردیف جدید در جدول اعضا میگردید، هنوز زود است — گام بعدی دست خودِ اوست.
اگر پشیمان شدید، تا قبل از پذیرش میتوانید دعوتنامه را از همان جدول با آیکون سطل زباله لغو کنید.
فعالسازی توسط خودِ زیرمجموعه
این بخش را میتوانید عیناً برای همکارتان بفرستید؛ متن پایین با خودِ او صحبت میکند.
اگر دعوتنامه دریافت کردهاید، دو راه برای پذیرش دارید و هر دو به یک نتیجه میرسند:
- از روی لینک دعوت: لینکی که برایتان پیامک یا ایمیل شده را باز کنید. صفحه «دعوتنامه عضویت سازمانی» نام سازمان دعوتکننده را نشان میدهد. اگر از قبل وارد حسابتان شده باشید، کافی است دکمه پذیرش دعوت و اتصال به سازمان را بزنید. اگر وارد نشدهاید، اول «ورود به حساب» و اگر اصلاً حساب ندارید «ثبتنام جدید» را بزنید؛ بعد از ثبتنام، دعوت خودکار اعمال میشود.
- از روی بنر داشبورد: لازم نیست دنبال لینک بگردید. کافی است وارد حسابتان شوید و به داشبورد بروید؛ همان کادر «دعوتنامه عضویت سازمانی» با دکمه پذیرش دعوت و اتصال به سازمان بالای داشبورد منتظر شماست.
بهمحض پذیرش، اشتراک سازمان برای شما فعال میشود و بدون خرید جداگانه به همه امکانات دسترسی دارید.
نکتهاگر پیام «شما در حال حاضر با حساب دیگری وارد شدهاید» را دیدید، یعنی حسابی که با آن وارد شدهاید همان ایمیل/موبایلی نیست که دعوت برایش صادر شده. از حساب فعلی خارج شوید و با حساب درست وارد شوید.
مهمدعوتنامه 5 روز اعتبار دارد. بعد از آن لینک کار نمیکند و مدیر سازمان باید دعوت تازهای بفرستد.
زیرمجموعه چطور وارد سامانه میشود؟
هر دو نوع عضو از همان صفحه ورود همیشگی وارد میشوند. کادر اول صفحه ورود «ایمیل، موبایل یا نام کاربری» نام دارد و هر سه شکل شناسه را قبول میکند؛ صفحه ورود جداگانهای برای سازمانها وجود ندارد.
| نوع عضو | در کادر شناسه چه بنویسد | رمز عبور |
|---|---|---|
| حسابی که شما با نام کاربری ساختهاید | همان نام کاربری، مثلاً sazman1 | رمزی که شما تعیین کردهاید |
| عضوی که با دعوتنامه اضافه شده | ایمیل یا شماره موبایل خودش | رمز شخصی خودش، بدون تغییر |
نکتهاگر حساب یک عضو را غیرفعال کرده باشید، هنگام ورود پیام «این حساب توسط مدیر سازمان غیرفعال شده است» را میبیند. این یعنی رمز درست بوده و فقط دسترسی بسته است.
ظرفیت سازمان چطور شمرده میشود؟
سازمان شما یک سقف مشخص برای تعداد اعضا دارد. نکتهای که معمولاً باعث سردرگمی میشود این است که تعداد ردیفهای جدول اعضا با عدد «کاربران فعال فعلی» یکی نیست — و این اشکال نیست.
- هر عضو فعال یک واحد از ظرفیت را اشغال میکند.
- عضو غیرفعال همچنان در جدول دیده میشود ولی ظرفیتی اشغال نمیکند؛ زیر کارت «کاربران فعال فعلی» هم با عبارت «حساب غیرفعال (بدون اشغال ظرفیت)» شمرده میشود.
- دعوتنامههای پذیرفتهنشده هنوز ظرفیت اشغال نکردهاند، چون هنوز عضوی وجود ندارد.
نکتهنتیجه عملی: برای اضافه کردن یک نفر جدید وقتی ظرفیت پر است، لازم نیست کسی را حذف کنید. کافی است یکی از اعضا را غیرفعال کنید تا جایش آزاد شود؛ حسابش دستنخورده باقی میماند و هر وقت خواستید دوباره فعالش میکنید.
ابزارهای مدیریت اعضا
در جدول اعضا، جلوی هر ردیف یک دکمه سهنقطه هست که منوی عملیات را باز میکند. کلید فعال/غیرفعال اما داخل منو نیست و مستقیم در ستون وضعیت قرار دارد.
فعال و غیرفعال کردن موقت
در ستون وضعیت هر ردیف یک کلید میبینید که برچسبش وضعیت فعلی را نشان میدهد: فعال یا «غیرفعال». با یک بار زدن، دسترسی آن عضو بسته یا باز میشود.
- با غیرفعال کردن، کاربر از حسابش خارج میشود و دیگر نمیتواند وارد شود، اما حساب و اطلاعاتش پاک نمیشود.
- ظرفیت آن عضو بلافاصله آزاد میشود.
- برای فعال کردن دوباره باید ظرفیت خالی داشته باشید. اگر ظرفیت پر باشد پیام «ظرفیت زیرمجموعههای فعال شما تکمیل است» را میبینید و باید اول یکی از اعضای دیگر را غیرفعال کنید.
تغییر رمز
گزینه از منوی سهنقطه، فقط برای حسابهایی که خودتان با نام کاربری ساختهاید نمایش داده میشود. برای اعضایی که با دعوتنامه آمدهاند این گزینه وجود ندارد، چون حساب متعلق به خودشان است و رمزش را فقط خودشان میتوانند عوض کنند.
نکتهبعد از ثبت رمز جدید، اگر آن کاربر همان لحظه وارد سیستم باشد از حسابش خارج میشود و باید با رمز تازه دوباره وارد شود.
گزارش فعالیت
گزینه تاریخچه ورود و فعالیتهای آن عضو را در یک پنجره نشان میدهد: زمان، عملیات و توضیحات. اگر هنوز کاری انجام نداده باشد، پیام «هنوز فعالیتی برای این زیرمجموعه ثبت نشده است» را میبینید.
مرتبسازی و نمای موبایل
جدول اعضا ستونهای نام کاربر، شناسه ورود، نحوه افزودن، تاریخ عضویت، وضعیت و عملیات دارد. برچسب ستون «نحوه افزودن» همان چیزی است که در تمام این راهنما به آن تکیه کردهایم: با نام کاربری یا با دعوت. روی موبایل بهجای جدول، فهرستی از کارتها با همان اطلاعات و یک دکمه مرتبسازی نمایش داده میشود.
حذف عضو: دو رفتار کاملاً متفاوت
گزینه در منوی سهنقطه، بسته به نوع حساب، دو کار متفاوت انجام میدهد. قبل از تأیید، متن پیام هشدار را حتماً بخوانید — همان متن به شما میگوید کدام حالت است.
| حساب ساختهشده با نام کاربری | عضو اضافهشده با دعوت | |
|---|---|---|
| چه اتفاقی میافتد | حساب بهطور کامل حذف میشود | فقط از سازمان جدا میشود |
| حساب کاربر باقی میماند؟ | خیر | بله، به حساب شخصی برمیگردد |
| مانده کیف پول | به کیف پول شما برمیگردد | نزد خودش میماند |
| قابل بازگشت است؟ | خیر | بله، دوباره دعوتش کنید |
مهمحذف حساب نامکاربریدار برگشتپذیر نیست. اگر فقط میخواهید دسترسی کسی را موقتاً ببندید — مثلاً همکاری که در مرخصی است — بهجای حذف، او را غیرفعال کنید؛ هم ظرفیتش آزاد میشود و هم حسابش سر جایش میماند.
پرسشهای متداول
بالاخره کدام روش را انتخاب کنم؟
یک سؤال ساده از خودتان بپرسید: این حساب مال سازمان است یا مال شخص؟ اگر برای یک نقش سازمانی است و ممکن است فردا دست فرد دیگری بیفتد، یا همکارتان ایمیل و موبایلی برای این کار ندارد، از نام کاربری استفاده کنید. اگر طرف مقابل از قبل کاربر سایت بوده و میخواهد تنظیمات و استراتژیهای خودش را نگه دارد، دعوت کنید.
چرا برای بعضی اعضا گزینه «تغییر رمز» را نمیبینم؟
چون آن عضو با دعوتنامه اضافه شده و حساب متعلق به خودش است، نه به سازمان. رمز حساب شخصی افراد فقط در اختیار خودشان است و مدیر سازمان به آن دسترسی ندارد. اگر رمزش را فراموش کرده، باید از گزینه فراموشی رمز در صفحه ورود استفاده کند.
مهلت دعوتنامه تمام شده؛ چه کار کنم؟
هر دعوتنامه 5 روز اعتبار دارد. بعد از آن وضعیتش «منقضی» میشود و کاربر پیام «مهلت این لینک دعوت به پایان رسیده است» را میبیند. کافی است دوباره از زبانه «دعوت با ایمیل یا موبایل» یک دعوتنامه جدید بفرستید؛ محدودیتی در تعداد دفعات وجود ندارد.
کاربر لینک دعوت را گم کرده است.
نیازی به لینک نیست. کافی است وارد حسابش شود و به داشبورد برود؛ کادر «دعوتنامه عضویت سازمانی» با دکمه پذیرش، بالای داشبوردش نمایش داده میشود. البته به شرطی که دعوتنامه هنوز منقضی نشده باشد.
کسی که هنوز در سایت ثبتنام نکرده را میتوانم دعوت کنم؟
بله. ایمیل یا موبایلش را وارد کنید؛ او با باز کردن لینک دعوت میتواند «ثبتنام جدید» را بزند. در این حالت شناسهاش از قبل پر شده و قابل تغییر نیست، و بعد از تکمیل ثبتنام، دعوت بهصورت خودکار اعمال میشود.
اگر ترجیح میدهید اصلاً درگیر ثبتنام نشود، روش «نام کاربری» را انتخاب کنید؛ در آن روش کاربر هیچ مرحلهای برای انجام دادن ندارد.
کاربر میگوید دعوت را نمیتواند بپذیرد؛ چرا؟
چند دلیل مشخص وجود دارد و پیام خطا در هر حالت متفاوت است:
- اشتراک شخصی فعال دارد: تا پایان اشتراک شخصیاش نمیتواند به سازمان بپیوندد.
- از قبل عضو سازمان دیگری است یا خودش حساب سازمانی دارد.
- ظرفیت سازمان شما پر است: اول یک جای خالی باز کنید (یکی از اعضا را غیرفعال کنید)، بعد دوباره امتحان کند.
- با حساب اشتباه وارد شده: دعوتنامه فقط برای همان ایمیل یا موبایلی معتبر است که شما وارد کردهاید.
برای همکاری که موقتاً رفته، غیرفعال کنم یا حذف؟
غیرفعال کنید. ظرفیتش بلافاصله آزاد میشود و میتوانید همان جا را به نفر دیگری بدهید، در حالی که حساب، تنظیمات و تاریخچهاش دستنخورده میماند. حذف را برای وقتی نگه دارید که همکاری واقعاً تمام شده است.
زیرمجموعه میتواند خودش رمزش را عوض کند؟
بله. هر عضو میتواند از بخش «امنیت حساب» در داشبورد خودش رمزش را تغییر دهد. تفاوت اینجاست که بازیابی رمز فراموششده برای حسابهای نامکاربریدار ممکن نیست، چون این حسابها ایمیل و موبایلی ندارند که کد بازیابی به آن بفرستد. در آن حالت شما باید رمز را از صفحه مدیریت زیرمجموعهها بازنشانی کنید.
چرا زیرمجموعه بخش «فاکتورها» را نمیبیند؟
این مورد فقط برای حسابهای ساختهشده با نام کاربری صدق میکند. چنین حسابی خودش خریدی انجام نمیدهد و از اشتراک سازمان استفاده میکند، بنابراین صفحه فاکتورها همیشه برایش خالی میماند و از منو حذف شده است. به همین دلیل گزینه ثبت ایمیل هم در «امنیت حساب» او نمایش داده نمیشود.
عضوی که با دعوت اضافه شده، حساب شخصی خودش را دارد و سوابق مالی گذشتهاش سر جایش باقی میماند.
ظرفیت سازمانم پر شده؛ چطور بیشترش کنم؟
سقف ظرفیت روی حساب سازمانی شما تنظیم شده و از داخل صفحه قابل تغییر نیست. برای افزایش آن با پشتیبانی تماس بگیرید. تا آن زمان، غیرفعال کردن اعضایی که فعلاً کار نمیکنند سریعترین راه باز کردن جا است.
نام کاربری چه قوانینی دارد؟
حروف کوچک انگلیسی، رقم و نشانههای . _ -؛ بین 3 تا 64 کاراکتر؛ دستکم یک حرف انگلیسی داشته باشد؛ با حرف یا رقم شروع و تمام شود. حروف فارسی، فاصله و نامهای رزروشده مثل admin پذیرفته نمیشوند. اگر نامی که انتخاب کردهاید قبلاً استفاده شده باشد، پیام «این نام کاربری قبلاً استفاده شده است» را میبینید و باید نام دیگری بگذارید.
بعد از حذف، اطلاعات و مانده کیف پول کاربر چه میشود؟
برای حساب نامکاربریدار، حساب کامل حذف میشود و مانده کیف پولش به کیف پول شما (مدیر سازمان) منتقل میشود؛ همین عدد در پیام تأیید حذف به شما نشان داده میشود.
برای عضو دعوتشده، هیچ چیزی حذف نمیشود: حساب، کیف پول و تاریخچهاش سر جایش میماند و فقط اتصال به سازمان قطع میشود. مانده کیف پولش هم متعلق به خودش است و نزد او باقی میماند.
جمعبندی
- صفحه «مدیریت زیرمجموعهها» فقط در داشبورد حسابهای سازمانی دیده میشود.
- زبانه نام کاربری حسابی میسازد که کلیدش دست شماست؛ زبانه دعوت حساب موجود کاربر را به سازمان وصل میکند.
- گام آخرِ دعوت را خودِ کاربر برمیدارد، و لینک 5 روز اعتبار دارد.
- هر دو نوع عضو از همان صفحه ورود همیشگی وارد میشوند؛ کادر شناسه هر سه شکلِ ایمیل، موبایل و نام کاربری را قبول میکند.
- غیرفعالسازی ظرفیت را آزاد میکند بدون اینکه چیزی پاک شود — تقریباً همیشه گزینه بهتری از حذف است.